El fabricante de hardware WSS da el salto de versión con el sistema de gestión de almacenes viadat

Wilh. Schlechtendahl & Söhne se saltó varias versiones al actualizar su sistema de gestión de almacenes. Gracias a la preparación exhaustiva por parte de los expertos en software de viastore y a la participación temprana e intensiva de todos los empleados, la nueva versión se instaló durante el fin de semana, sin poner en peligro la disponibilidad del almacén de estanterías altas. En una segunda fase, viadat se extenderá a todas las áreas del almacén, con lo que volverá a aumentar considerablemente la eficiencia de los procesos logísticos.

Las actualizaciones del sistema son siempre un problema: probablemente todo el mundo ha experimentado problemas con su PC o smartphone después de instalar la última versión del software, por ejemplo cuando deja de funcionar sin problemas con otras aplicaciones. Por otro lado, las actualizaciones de software también ponen a disposición nuevas funciones y solo las últimas versiones prometen un alto nivel de protección contra los ciberataques.

Dos horas de buffer, luego todo se paraliza

Aunque para un ordenador personal sigue siendo soportable que la fase de actualización no se desarrolle con total fluidez, puede ser extremadamente crítico para los programas utilizados en las empresas. Tomemos como ejemplo los sistemas de gestión de almacenes, que controlan todos los procesos de almacenamiento y recuperación en un almacén: "Si nuestro software de control de los procesos en el almacén de estanterías altas fallara, nuestra producción se paralizaría al cabo de dos o tres horas como máximo", afirma Guido Lücker, portavoz de gestión de Wilh. Schlechtendahl & Söhne, abreviado WSS.

Fabricante y distribuidor

Con unos 300 empleados, la empresa desarrolla y produce herrajes para la sofisticada tecnología de puertas, cristales y ventanas en la construcción de edificios comerciales y para su uso en combinación con perfiles de acero y aluminio como solución de fachada. Los productos se suministran, por una parte, a fabricantes de metal y, por otra, a los denominados "constructores de sistemas", es decir, fabricantes de sistemas de ventanas y fachadas que utilizan herrajes WSS en sus soluciones. Según Lücker, el almacén de estanterías elevadas desempeña un papel fundamental: "Por un lado, suministra a la producción las piezas compradas, así como los conjuntos y productos fabricados por nosotros, y por otro, los pedidos de envío para los clientes se recogen en el almacén de estanterías elevadas". “ Los productos propios de WSS están "casados" con productos comerciales comprados, como lo llama Guido Lücker. La empresa compite sin duda con los minoristas de ferretería tradicionales. "Enviamos entre 400 y 600 paquetes cada día", explica Lücker. "Eso significa que necesitamos una experiencia logística que normalmente no necesita un fabricante". En su lugar, WSS actúa como una tienda integral donde los fabricantes de metal pueden encontrar todos los productos que necesitan para completar su tarea. "Un plazo de entrega corto para productos estándar es un criterio competitivo importante". El objetivo de la empresa es entregar los artículos pedidos al día siguiente o, como muy tarde, al día siguiente. "El factor decisivo aquí es, en última instancia, la productividad, lo bien organizada que esté la preparación de pedidos en términos de eficacia y eficiencia".

WMS funciona con fiabilidad desde hace doce años

El sistema de gestión de almacenes desempeña aquí un papel decisivo, ya que de otro modo no se podrían preparar los pedidos de forma eficiente debido al gran número de productos: WSS almacena unos 7.000 productos comunes, 28.000 en total. Las 25.500 ubicaciones de bandejas en el almacén de estanterías altas se gestionan con viadat, el sistema de gestión de almacenes de viastore. La empresa de Stuttgart, especializada en sistemas de almacenamiento automatizados, ya instaló el almacén de estanterías altas en 2002. En 2012 y 2013, el almacén se amplió de nuevo con tres puestos de picking hasta los seis actuales, y también se actualizó el SGA a la versión viadat 5.4, entonces vigente. "Desde entonces, el sistema funciona de forma fiable y estable", explica Robin Fasel, director gerente de WSS. "Si había algún problema, nuestros propios especialistas informáticos o los expertos de viastore lo solucionaban rápidamente".

Protección contra ciberataques

Sin embargo, después de doce años, viadat 5.4 dejó de fabricarse y el número de versión actual es 9.3. Por ello, WSS decidió actualizar a la versión actual. "De este modo podemos seguir trabajando con un software de mantenimiento permanente", afirma Guido Lücker. Esto es esencial simplemente por la alta disponibilidad requerida, como continúa subrayando el portavoz de la dirección: "La mayor amenaza para nosotros es la ciberdelincuencia: una versión actualizada constantemente es la mejor protección contra ella, por lo que el nivel de seguridad se mantiene constantemente alto."

Utilización de nuevas funciones

Otra ventaja concreta de la actualización a viadat 9.3 es la fácil personalización del sistema, como explica Mario Schütz, director de proyectos informáticos de viastore: "Podemos implementar funcionalidades sencillas de forma mucho más rápida y sencilla que con las versiones antiguas". En principio, el sistema de gestión de almacenes puede implementarse rápidamente mediante configuración y, con más de 2.500 funciones logísticas, ya cubre de serie la mayoría de los requisitos. Sin embargo, también es posible realizar ampliaciones individuales.

Involucrar a los usuarios

La interfaz de usuario autoexplicativa también puede personalizarse: "viastore realizó sin problemas adaptaciones individuales especiales para nosotros, los usuarios", explica André Pircher. Pircher es uno de los usuarios clave designados por WSS al inicio del proyecto de actualización: viastore le formó especialmente en la nueva versión del software y, a continuación, estuvo a disposición de los demás empleados para ayudarles y asesorarles durante la introducción. Para Robin Fasel, implicar a los empleados en un proyecto de este tipo en una fase temprana es un factor de éxito importante: "Intentar hacer algo así en contra de la voluntad de las personas que trabajan con el software es un camino relativamente pedregoso. Por eso es importante mostrarles las ventajas desde el principio e implicarles en el proyecto desde el principio".

La preparación es importante

Una cosa son los propios empleados de la empresa. "Pero todo el proceso también fue muy bien preparado por viastore", informa Lücker. Esto incluyó dos días de formación para todos los empleados que trabajan con viadat. Además, un experto de viastore estuvo disponible in situ durante una semana después de la puesta en marcha para responder a preguntas y dar consejos. Además, viastore pudo probar todo el sistema en la planta un mes antes del cambio real, como explica Mario Schütz: "Por ejemplo, pudimos probar los ordenadores de flujo de materiales o la interacción con el sistema ERP utilizando el nuevo software". Esto significaba que cualquier problema que se descubriera podría rectificarse antes de que el sistema entrara en funcionamiento.

En el futuro se incluirán todos los almacenes

La actualización propiamente dicha fue sólo la primera fase de todo el proyecto. En una segunda fase del proyecto, cuando también se haya actualizado el sistema ERP, las tareas de viadat volverán a ampliarse considerablemente, como explica Lücker: "Hasta ahora, viadat era responsable exclusivamente del almacén de gran altura. En el futuro, queremos que el software controle también todas las demás áreas del almacén". Entre ellas se encuentran diversas estanterías, estanterías para palets y el llamado supermercado, donde se almacenan piezas pequeñas como tornillos para la producción. Actualmente, estos almacenes se siguen gestionando a través del sistema ERP. Mediante el control de todas las zonas del almacén con viadat, WSS espera conseguir una optimización automática entre los distintos almacenes, por ejemplo en función de la frecuencia de rotación u otros parámetros. "Nuestro sistema ERP no puede hacer eso, un sistema de gestión de almacenes como viadat simplemente ofrece ventajas logísticas", afirma Lücker. El espacio del almacén debe aprovecharse mejor y las horas de trabajo de los empleados del almacén deben utilizarse de forma más eficiente, por ejemplo mediante la optimización continua de las rutas. "Nuestro objetivo es aumentar la eficiencia de nuestra logística y lograr mayores rendimientos en la preparación de pedidos", explica Guido Lücker. "También esperamos que el apoyo de una empresa de software especializada en logística nos proporcione funciones adicionales que un sistema ERP no puede ofrecer", señala Lücker.

Actualización con éxito

La actualización del sistema de gestión de almacenes fue un éxito para WSS: "Con viastore tenemos un socio con el que este elemento central de nuestra logística está en buenas manos. Gracias a los buenos preparativos por parte de viastore y a la pronta implicación de los empleados, la puesta en marcha se realizó sin problemas en un fin de semana", informa Lücker. "Un éxito que no debe subestimarse cuando se actualizan varios niveles a partir de una versión sin mayores obstáculos y funciona de inmediato".